Oracle UPK 和操作手册
Posted on February 23, 2010
一个很小的问题：Oracle ERP的操作手册怎么写？
我联想到一个很小的例子。过完年回来后，很多中餐馆都还没有营业，哪怕已经营业的餐馆里菜式也非常少，老板解释说厨师还没上班。再回头看肯德基、麦当劳之类的洋快餐，什么时候会说因为某人没来上班而不能吃某样食物？在每个营业员都可以做厨师的餐厅里，我们甚至没进去就可以先想好吃什么，而中餐馆里却不行，甚至很多时候，因为某厨师的离职而导致我们再也不去某家餐馆。
在很长的时间里，以及绝大多数的企业里的，操作手册就是一个文档，里面配以相关截图和简单的说明，花哨一点的可能会录制屏幕配以简单解说，而更规范的企业里或许直接以SOP来代替。基本上，如果没有规范的制定，每个人的操作手册肯定是五花八门，更多时候彼此都很难看懂对方写的手册，而没有经验的用户则更是看得云里雾里。
我心目中标准的操作手册应当包含以下几个要素：
- 具备明确的目标，该手册将让用户掌握什么功能的操作？
- 要直观，简洁。
- 对于关键点，应该有适当的说明。
- 导航要清晰、明确。
用户在看到操作手册之前，应当已经接受过初步培训。很多人拿着操作手册想了解背后的数据模型，拿着功能介绍想看操作细节，结果一个手册变成了大杂烩，什么都有，搞到最后则是连用户都不想看了。操作手册不是功能设计，更不是用户需求说明书，它只是让用户明白某个功能是如何运作的，要正常工作中应当如何规范操作。用户和实施顾问的角色是完全不同的，用户看的文档和实施顾问看的文档也完全不同。所以在操作手册中配以复杂的理论说明是非常应当避免的，我的看法是，连流程图都没有存在的必要。
一个规范的格式化的文档永远比个性化的文档更有价值。有时候，写手册也是一种艺术，哪怕已经制定了规范，不同的人写出的手册还是区别很大，比如用于习惯，比如符号表示，比如章节划分，这些细节上的区别往往很容易造成阅读上的障碍。
行业范围的标准和规范有时候比团队内部甚至企业内部的规范要有力的多，而且这种规范会更得人心。习惯也可以成为一种竞争力，团队协作经验有时候和个人能力一样重要。如果某一天因工作需要进入另一个团队，结果发现其管理方式迥异，转变的过程也会是非常痛苦的。在Oracle ERP领域，UPK的使用或许就是一种每个从业人员都应当掌握的技能。
Oracle UPK的上手非常容易，通过简单的设置，甚至只需要重复一遍操作过程就能形成一套非常棒的培训方案。它可以生成屏幕回放，对于每步操作都配以解释，有需要的话，可以按章节用HTML附上一段说明。若有需要，也可以直接发布成Word格式的操作手册，其质量丝毫不逊于以前手工截图的手册。也可以发布到网站上，并且和EBS系统进行菜单集成，直接从EBS跳转到操作手册。目前，Oracle EBS R12、PeopleSoft、JD Edwards等应用都已用UPK做培训文档，相信今后Oracle会有越来越多的产品的培训文档采用该种方式发布。
对于Oracle ERP操作手册编写，希望今后能有更多的企业采用UPK。这种工具和规范，对每一位从业人员都是有利无害的。
Oracle UPK 官方站点：http://www.oracle.com/applications/tutor/user-productivity-kit.html
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